Die Lieferkette in herausfordernden Zeiten strategisch managen
Beim Management ihrer globalen Lieferketten müssen Unternehmen etliche Faktoren berücksichtigen. Doch eines ist klar: Der Einkauf kann sich nicht für alle Risikoszenarien wappnen. Transparenz, Flexibilität, echte Partnerschaften und nicht zuletzt die Digitalisierung tragen jedoch erheblich dazu bei, die Herausforderungen deutlich besser zu bewältigen und ein zukunftsorientiertes, robustes Lieferkettenmanagement zu etablieren.
Komplexe Lieferantennetzwerke überblicken und steuern
Ukraine-Krieg, COVID-19-Pandemie, Brexit-Folgen: Das sind die schwerwiegendsten Beispiele für die enormen Herausforderungen, die derzeit von der Wirtschaft bewältigt werden müssen. Die Unternehmen benötigen neue und vor allem die richtigen Werkzeuge, um schnell und gezielt auf unvorhersehbare dramatische Ereignisse reagieren zu können. Doch gerade bei der Arbeit mit globalen Lieferketten lassen sich nicht alle Risiken prophylaktisch eindämmen.
Selbst Großunternehmen haben Probleme, den Überblick über ihr komplexes Lieferantennetzwerk zu behalten und die Risiken ihrer Partner in die Gesamtbetrachtung einzubeziehen. Erfahren Sie hier, welche Kriterien und Ansatzpunkte für Sie entscheidend sind, um mehr Flexibilität, Effizienz und Dynamik in Ihre Lieferkette und die Verwaltung Ihrer Lieferanten zu bringen – und wie Sie die damit unumgänglich einhergehenden Digitalisierungsprojekte vorantreiben!
Themen im Überblick:
Come Together von Procurement, Finance, Controlling und Management-Etage
Die Beschaffungsziele vieler Unternehmen waren bislang recht übersichtlich: gute Einkaufspreise erzielen, pünktliche Lieferungen und späte Zahlungsziele erhalten, mittels Just-In-Time-Produktion und möglichst geringer Lagerhaltung die Kosten der Supply Chain niedrig halten. Die Forrester-Studie „Effective Procurement Performance Measurement“ hat bereits 2020 aufgezeigt, dass fortschrittliche Unternehmen ihre Leistungsfähigkeit mithilfe besser ausbalancierter Ziele erreichen. Beispielsweise binden 46 % der fortschrittlichen Unternehmen ihre Boni an Key Performance Indikatoren (KPIs) wie Lieferantenrisiko-Performance und Lieferkettenunterbrechungen. Bei geringer entwickelten Unternehmen ist dies nur bei rund einem Drittel der Fall.
Die aktuelle Situation macht deutlich, dass strategisch fortschrittlich aufgestellte Organisationen besser die Auswirkungen des verheerenden Ukraine-Krieges und der langanhaltenden Pandemie verkraften. Daher sollte der vorrangig preisorientierte Einkauf nicht mehr an erster Stelle stehen, wenn Organisationen die bestehenden Beschaffungsziele neu definieren und die bisherige Sourcing-Strategie einer eingehenden Prüfung unterziehen.
Eine Neuorientierung und -Justierung in puncto Procurement-Strategie ist aber eine anspruchsvolle Aufgabe und ist auf die Kompetenzen verschiedener Fachdisziplinen angewiesen: Deshalb ist es sinnvoll, die Beschaffungsziele von einem Team vorbereiten zu lassen, das sich aus den Bereichen Procurement, Finance und Controlling zusammensetzt. Und für die finale Festlegung der Ziele sollte die Management-Etage des Unternehmens einbezogen werden.
Die Schwachstellen auf allen Ebenen der Lieferkette erkennen und beurteilen
Viele Unternehmen sind gut darüber informiert, was bei ihren Tier-1-Lieferanten abläuft – darin sehen sie die wesentliche und oftmals die einzig notwendige Maßnahme zur Vorbereitung auf Risiken. Leider werden aber die Tier-2- und Tier 3-Lieferanten relativ selten in den Fokus genommen. Vor allem in Krisenzeiten birgt das erhebliche Gefahren: Etwa der Wegfall von mehreren Partnern aus derselben Region sorgt schnell für Lieferengpässe und bringt selbst finanzstarke Unternehmen früher oder später in wirtschaftliche Schwierigkeiten.
Wenn Organisationen die Schwachstellen auf allen Ebenen ihrer Lieferkette nicht kennen und ihnen die Möglichkeit zur umfassenden Betrachtung der Zusammenhänge fehlt, haben sie keine wirkliche Chance, ihre Risiken realistisch zu beurteilen. Fällt beispielsweise ein Tier-2-Zulieferer aus oder diskreditiert sich durch illegales Beschäftigungsgebaren, können Lieferfähigkeit und Marken-Image ebenso beeinträchtigt werden wie bei einem Tier-1-Zulieferer.
Unternehmen sollten deshalb gewährleisten, dass ihre Einkäufer jederzeit wissen, mit welchen Partnern sie für welches Projekt zusammenarbeiten. Dabei empfiehlt es sich, möglichst alle Kundenbeziehungen visualisieren zu können. Dabei ist es eine wesentliche Zielsetzung, Abhängigkeiten frühzeitig zu erkennen und Risiken individuell zu bewerten.
Fakt ist: Ein probater Weg zur Vorbereitung auf Situationen wie in der derzeitigen Ära mit dramatischen Krisen und Kriegsereignissen besteht darin, für mehr Flexibilität zu sorgen: Kann ein Partner nicht liefern, muss rasch ein Ersatzunternehmen ausgewählt und beauftragt werden. Idealerweise sollten bereits proaktiv passende Alternativen sondiert und im Bedarfsfall dann rasch zur Verfügung stehen. Gerade in Unternehmen mit komplexen Lieferketten lässt sich diese Aufgabe jedoch nur durch eine vollständige Digitalisierung des Beschaffungsprozesses meistern.
Lieferantenbasis verbreitern, erfolgskritische Produktionskapazitäten sichern
Viele Unternehmen lassen Einzelteile oder ganze Bauteilgruppen von wenigen Lieferanten fertigen, um auf diese Weise Kosten zu sparen. Derartige Einspareffekte spielen natürlich auch in der aktuellen Phase der großen Krisen eine große Rolle. Günstige Einkaufskonditionen und hohe Margen verlieren jedoch ihre Bedeutung, wenn die benötigten Teile verspätet oder gar nicht geliefert werden, weil ein strategisch wichtiger Lieferant seine Werke schließen muss. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, ihre Lieferantenbasis zu verbreitern und sich beizeiten Produktionskapazitäten für erfolgskritische Produkte zu sichern.
Ansässige Lieferanten (Local Sourcing) zu beauftragen ist keine dauerhafte Lösung des Problems. So führt gegebenenfalls bereits ein Corona-Fall in der Belegschaft dazu, dass der Fertigungspartner seinen Betrieb nur unter erschwerten Bedingungen aufrechterhalten kann. Die Konsequenz aus dieser Risikolage kann nur sein, hinsichtlich wichtiger Bauteile für den Bedarfsfall mindestens einen weiteren Lieferanten an der Hand zu haben, der in einer anderen Region produziert. Diese Abkehr vom klassischen Single Sourcing ist zwar in der Regel mit Abstrichen bei Einkaufspreisen verbunden, doch können Unternehmen mit dieser Strategie ihre Ausfallrisiken erheblich senken.
Ebenfalls eine geeignete Variante ist Multiple Sourcing, das folgendermaßen funktioniert: Einkäufer vereinbaren mit mehreren Unternehmen bestimmte Mindestabnahmemengen und sichern sich gleichzeitig die Option auf weitere Lieferungen. So können sie sich die für den Notfall notwendigen Produktionskapazitäten reservieren und gleichzeitig den Großteil beim günstigsten Anbieter bestellen.
Die Kombinationsmöglichkeiten sind vielfältig und sehr individuell. Generell gilt: Einkäufer sollten bei der Auswahl der Partner immer mit der gleichen Geisteshaltung vorgehen wie ein versierter Investor, der stabile Erträge sicherstellen will. Das Motto lautet also: lieber auf kurzfristige Gewinne verzichten und dafür das Ausfallrisiko möglichst breit streuen. Das ist prinzipiell keine neue Erkenntnis, doch in der aktuellen Pandemie-Krise gewinnt dieser Diversifizierungsansatz an Relevanz. Damit sich Einkäufer für die passende Sourcing-Strategie entscheiden können, müssen sie Transparenz innerhalb ihrer Lieferkette herstellen. In vielen Unternehmen herrscht diesbezüglich jedoch noch starker Nachholbedarf.
Durch vertiefte Partnerschaften das Reaktionsvermögen verbessern
Die Qualität und das Management von Lieferantendaten verbessern
Mit Digitalkonzept für Effizienz und hohe Aussagekraft der Daten sorgen
Ob Auswahl der passenden Partner, Beschaffungsmaßnahmen oder Bestell- und Rechnungsprozesse: Ohne Lieferantendaten läuft nichts richtig rund beim Procurement. Für Einkäufer, die mit der regelmäßigen Beschaffung von Materialien für die Fertigung zu tun haben, ist vor allem in Zeiten der Krise eine aktuelle Datenbasis unverzichtbar. Wenn ihnen sämtliche kritische Informationen digital vorliegen, können sie beim Ausfall eines Lieferanten rasch und gezielt den richtigen Ersatz identifizieren. Außerdem haben die Einkäufer auf Grundlage von gepflegten Lieferantendaten gute Voraussetzungen für den prophylaktischen Vergleich von unterschiedlichen Sourcing-Szenarien und für die Vorab-Sicherung von Produktions- sowie auch Lagerkapazitäten.
Viele Unternehmen und Organisation sind aber in Praxis von diesen Möglichkeiten noch weit entfernt. Wichtige Details zu Lieferanten, Produktkatalogen und Einkaufskonditionen sind oft noch in individuell gepflegten Excel-Tabellen, Access-Datenbanken, E-Mails, Aktenordnern oder sogar auf Haftnotizen hinterlegt. Für eine profunde Beschaffungsentscheidung oder die Wahl eines neuen Lieferanten muss das Procurement-Team erst einmal umständlich eine händische Analyse der vorliegenden Informationen vornehmen.
Ein weiterer Hinderungsfaktor ist der Umzug vieler Mitarbeiter ins Homeoffice aufgrund der Pandemie-bedingten Situation. Die recht häufige Folge: Einkäufer können nicht direkt, sondern nur verzögert und über Umwege auf die benötigten Digitaldaten zugreifen – das stellt oftmals ein ernsthaftes Problem für die durchgehende Produktivität dar. Die misslichen Folgen derartiger Hemmnisse und Anachronismen: Strategische Beschaffungsentscheidungen werden erschwert, und das Management und die Belastbarkeit der Lieferkette geraten unnötig unter Druck.
Zum Abbau dieser Problemfelder sollten Unternehmen und Organisationen schnellstmöglich damit beginnen, Lieferantendaten und Produktkataloge zu digitalisieren, alle Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln und den Einkäufern die Daten just in time und top-gepflegt zur Verfügung zu stellen. Unternehmen, die bereits mit einer Neustrukturierung begonnen haben, sollten prüfen, ob und wie sie die Maßnahmen noch erweitern oder verbessern können.
Bewertungskriterien für optimiertes Risiko- und Leistungsmanagement
Die Bewertung von Lieferanten ist sehr komplexes Thema. Je nach Produkt müssen alle Lieferanten sehr spezielle Anforderungen erfüllen. Zu den entscheidenden Kriterien zählen insbesondere: Qualität, Preis, Bewertung von Produktionskapazitäten, Einhaltung unterschiedlicher Regularien.
Konkret hat der Einkauf zu prüfen und dafür zu sorgen, dass die Lieferanten:
- möglichst wenig geschäfts- und betriebsgefährdendes Risikopotenzial aufweisen
- der geforderten Produktqualität entsprechen
- ausreichend Produktionskapazitäten freihalten (können)
- pünktlich in den vereinbarten Losgrößen liefern
- alle notwendigen Zertifizierungen besitzen
- die behördlichen Anforderungen erfüllen
- Richtlinien zur Corporate Social Responsibility (CSR) einhalten
Für belastbare Beschaffungsentscheidungen sind Einkäufer auf zahlreiche unterschiedliche Informationen angewiesen. Organisationen generieren diese selbst, fordern sie bei Lieferanten an oder kaufen sie von Dritten ein – vor allem aber müssen sie die Daten systematisch pflegen, konsolidieren, auswerten und interpretieren. Zentrale Datenbanken sowie die Einführung unterstützender Prozesse sind dafür unverzichtbar.
Die gesamte Organisation muss in die Lage versetzt werden, Daten aus verschiedenen Quellen zu analysieren, mit definierten Key Performance Indicators (KPI) zu vergleichen und die Ergebnisse ihren Einkaufsverantwortlichen in übersichtlicher Form zur Verfügung zu stellen. Nur so erhalten die Procurement-Entscheider ein komplettes Bild eines jeden Lieferanten und damit auch über ihre gesamte Lieferkette.
Zum Erreichen dieses Ziels sollten Unternehmen und Organisationen ihr Risiko- und Performance-Management ausbauen, um ihre Beschaffungsteams bei der Auswahl und dem Management von Lieferantenbeziehungen zu unterstützen – und Partner aktiv in diesen Prozess einbinden.
Die Rolle und Funktion der Digitalisierung im Lieferkettenmanagement
Wie die Digitalisierung mehr Flexibilität nicht nur in die Lieferkette bringt
Gerade in der aktuellen Krisenphase zeigt sich die Bedeutung der Digitalisierung – und wie entscheidend Daten und Datenanalysen für eine transparente und resiliente Lieferkette sind. Dabei ist es wichtig, externe Daten und Systeme zu integrieren. Informationen nur zu besitzen, reicht nicht aus: Um etwas zu bewirken, müssen sie in Handlungen umgesetzt werden. Dafür müssen Prozesse digitalisiert und automatisiert werden, denn die Flut an Daten und Informationen aus unternehmensinternen Speichern und externen Datenbanken lässt sich manuell nicht bewältigen, zumindest nicht schnell genug.
Ein erheblicher Vorteil von digitalisierten Prozessen ist die Unterstützung von flexiblem und mobilem Arbeiten, etwa vom Homeoffice aus: Mitarbeiter – etwa Einkäufer – können rasch und flexibel auf die benötigten betrieblichen Systeme zugreifen. So können räumliche Beschränkungen überwunden und das Geschäft, zumindest zum Teil, in Zeiten der Krise am Laufen gehalten werden. Eines ist klar: Die derzeit stattfindenden Veränderungen in der Arbeitskultur werden nach der Krise nicht verschwinden. Die Unternehmen müssen nunmehr dauerhaft in der Lage sein, Verwaltungsaufgaben und weitere Anforderungen verteilt und mobil zu erledigen.
Warum alle Source-to-Pay-Prozesse digitalisiert werden müssen
Fakt ist, dass sich die Unternehmen bislang insbesondere mit der Optimierung ihrer Lieferketten befasst haben. Aktuell müssen sie erkennen, dass sie auf so umfassende globale Krisen wie Ukraine-Krieg und COVID-19 schlichtweg nicht adäquat vorbereitet sind. Zum Erreichen der dringend notwendigen Flexibilität ist die Digitalisierung sämtlicher Source-to-Pay-Prozesse unumgänglich.
Erst die Digitalisierung ermöglicht die in Krisenzeiten benötigte Agilität. Sie setzt Kapazitäten frei, indem sie bestimmte Aktivitäten automatisiert und Einkäufer bei der Entscheidungsfindung unterstützt.
Die Unternehmen brauchen einen kompletten Überblick über ihre Lieferanten und Ausgaben als zwingende Voraussetzung für aktive und proaktive Planungen mit dem notwendigen Detaillierungsgrad. Allein auf diese Weise lassen sich komplexe Szenarien in globalen Lieferketten ergiebig betrachten, mögliche Folgen abschätzen und passende Gegenmaßnahmen einleiten. Digitalisierung des Einkaufs allein reicht natürlich nicht aus. Unternehmen müssen vor allem über die richtigen Fähigkeiten, Tools und Prozesse verfügen, um – wie bereits betont – rasch die passenden Lieferanten zu finden, zu validieren und in ihre Lieferketten zu integrieren.
Auch hier herrscht in vielen Unternehmen noch starker Nachholbedarf, der sich aber mithilfe von entsprechenden Software-Lösungen befriedigen lässt. Im ersten Schritt sollten die Beschaffungsentscheider klare und ausgewogene Procurement-Ziele definieren und künftige Partner gründlich evaluieren. Dies dauert seine Zeit, so dass sich vorhandene Digitalisierungslücken nicht innerhalb weniger Wochen schließen lassen. Unternehmen sollten die Krisenphase als Anlass und Chance sehen, um die notwendige Neustrukturierung ihrer Lieferketten voranzutreiben.
(Quelle: Alex Saric, Chief Marketing Officer bei Ivalua)
