Digitales Beschaffungsmanagement 2025

Mit integrierten Source-to-Pay-Prozessen den Mehrwert steigern

Sie benötigen eine zukunftssichere Strategie, um die Ausgaben und die Lieferkette Ihres Unternehmens mehrwertsteigernd zu managen? Erfahren Sie, wie Sie in Zeiten von Digitalisierung, Big Data und Cloud Services eine integrierte, agile Source-to-Pay-Lösung etablieren. Lernen Sie die Anforderungen an eine Plattform für die Optimierung aller Beschaffungs- & Invoicing-Prozesse kennen.

Zum einen: Immer mehr Unternehmen setzen auf innovative Cloud-Technologien, um ihre Core Business-Anforderungen etwa in puncto Human Resource Management (HRM), Enterprise Resource Management (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) einzulösen. Da ist es naheliegend, die Nutzung der Cloud auch auf Modernisierungsvorhaben rund um das Beschaffungsmanagement auszudehnen. Zum anderen: Firmen, die noch keine explizite Cloud-Erfahrung haben, können im Rahmen eines anstehenden Projekts zur Beschaffungsoptimierung die Möglichkeiten des Cloud-Einsatzes realitätsbezogen unter die Lupe nehmen.

Der richtige Weg zur zukunftssicheren Source-to-Pay-Lösung

Beim Absolvieren der notwendigen Projektschritte für ein modernes, umfassendes Beschaffungsmanagement müssen Sie sich in der Regel mit zwei generellen Fakten auseinandersetzen:

Ihre Einkaufs- und Finanzabteilung fungiert als Big Data-Produzent infolge der unterlegten E-Prozesse: Jede Bedarfsanforderung, Order und Rechnungsverarbeitung generiert Daten, die Mehrwert für Ihr Beschaffungsmanagement haben.
Ihre IT-Umgebung besteht aus historisch gewachsenen Strukturen: Die zu implementierende Beschaffungsmanagement-Lösung muss diese Heterogenität harmonisieren und einen durchgehenden Blick auf alle durch die E-Prozesse erzeugten und von anderen Quellen beigesteuerten Daten ermöglichen.

Ein erfolgversprechender Ansatz: Die Nutzung einer integrierten, offenen & agilen Source-to-Pay-Plattform. Erfahren Sie hier, wie das funktioniert, was die entscheidenden geschäftskritischen Faktoren sind und wie Sie auftauchende Hürden nehmen!

Themen im Überblick

Warum digitales Beschaffungsmanagement die Zukunft ist

Die Einkäufe im Kontext der gesamten externen Kosten betrachten

Digitale Technologien für den Einkauf liegen eindeutig im Trend, aber etliche Unternehmen wollen den entscheidenden Schritt in die Zukunft noch nicht wagen. Doch gerade jetzt ist die richtige Zeit, um sich eingehend mit dem digitalen Einkauf zu beschäftigen.

Die Unternehmen sind in Zeiten von Digitalisierung und Big Data gefordert, Beschaffungen nicht losgelöst, sondern im Kontext der gesamten externen Kosten zu betrachten. Folglich ist es naheliegend, das komplette Einkaufsvolumen dank Einsatz von innovativen Technologien zentral zu überblicken und zu steuern.

Was der Einkauf heute braucht: ein intelligentes, zentrales und integratives Beschaffungsmanagement. Was das Unternehmen dazu tun muss: die relevanten Daten der gesamten Organisation, egal aus welchen Systemen, auf einer zentralen Plattform verfügbar machen.

Was die heutige Situation kennzeichnet: Jeder Geschäftsbereich – von der Personalabteilung bis hin zur Abteilung für Beschaffung – hat seine eigenen Ausgabenprozesse. Diese Zersplitterung sorgt häufig für Probleme – nämlich dann, wenn Mitarbeiter in Eigenregie bei Lieferanten kaufen, ohne die Kriterien: Kostenoptimierung, Compliance und mögliche Synergien in gebotener Weise zu berücksichtigen.

Die zentrale Bündelung aller Ausgaben sorgt dafür, dass jede Investition konform zur Unternehmensstrategie ist. Die volle Transparenz aller Ausgabenquellen ermöglicht es, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Risiken in der Supply Chain frühzeitig zu erkennen.

Der hohe Stellenwert von Lieferanten und Live-Prozessen

Die meisten Lieferketten setzen sich aus vielen einzelnen Lieferanten und nachgelagerten Produktionsstätten zusammen. Das hat hohe Lager- und Lieferkosten zur Folge. Was bei einer Global Supply Chain typisch ist: Die Unternehmen müssen differenzierte Compliance-Vorgaben einlösen und sich für unterschiedliche Risiken wappnen. Außerdem haben Lieferanten und ihr Knowhow erheblichen Anteil daran, Innovationen zu kreieren und in Gang zu setzen.

Zu den Aufgaben eines modernen, intelligenten Beschaffungsmanagement-Systems gehört, Szenarien durchzuspielen und ihre Wahrscheinlichkeit zu ermitteln. Welche Artikel werden Kunden in den nächsten 24 Stunden voraussichtlich einkaufen? Wie wirkt sich der heiße Sommer auf den Getränkeverkauf aus? Welche Engpässe drohen bei kurzfristig auftauchenden Katastrophen wie etwa das Corona-Virus? Für derartige Analysen und Wahrscheinlichkeitsberechnungen sind Echtzeitinformationen unabdingbar.

Die Mitarbeiter und Einkäufer profitieren von diesen Analysen bei ihrer täglichen Arbeit ganz erheblich. Klar ist auch, dass hier ein erfolgversprechendes Betätigungsfeld für Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) auszumachen ist.

Management Summary: Mehrwert durch digitales Beschaffungsmanagement

Welche Faktoren die Beschaffungstransformation vorantreiben

Faktor 1: höhere Prozess-Effizienz rund um die Ausgabenverwaltung

Beim Beschaffungsmanagement sind ineffiziente und veraltete Prozesse eine wesentliche Ursache für die Vergeudung von Ressourcen und für Risiken – wovon die gesamte Organisation betroffen ist. Anhand von drei Kriterien können Sie einschätzen, wo Sie und Ihr Unternehmen stehen und wie viel Handlungsbedarf Sie hinsichtlich Prozess-Effizienz haben.

Bestellanforderungszeit: Das ist die Zeitspanne zwischen dem Aufgeben einer Bestellung und der Auftragserteilung. Je geringer die Bestellanforderungszeit, desto besser die Gesamtproduktivität.

Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe: Hier kann eine lange Dauer für Verzögerungen bei der Fertigstellung von Projekten sorgen. Festgelegte Skonti lassen sich nicht in Anspruch nehmen, Lieferanten werden durch Zahlungsverzögerungen verärgert.

Genehmigungszeit für Spesenabrechnungen: Papierbasierte Prozesse und unzusammenhängende Mechanismen beim Kostenmanagement bewirken hier Verzögerungen – und die wiederum haben unzufriedene Mitarbeiter zur Folge.

Faktor 2: Geschäftstempo und Lieferantenbeziehungen forcieren

Die digitale Transformation hat a priori das Kernziel, das Geschäftstempo zu beschleunigen und die Geschäftsbeziehungen zu intensivieren. Wichtiges Vehikel dafür: Reduktion der mühsamen manuellen Papierverarbeitung. Die Digitalisierung des Beschaffungsmanagements als Teilbereich des großen & ganzen Digitalen verfolgt die gleiche Intention und geht denselben Weg. Die wesentlichen Mittel zum Zweck: E-Verarbeitung der Bestellungen, E-Rechnungsverarbeitung, Unterstützung einer einfacheren und dynamischeren Supply Chain.

Faktor 3: durchgehende Einhaltung von Compliance & Governance

Das Beschaffungsmanagement bietet hervorragende Möglichkeiten, innerbetriebliche Vorgänge, Zusammenhänge und Zustände zu kontrollieren. Und es trägt zur Einhaltung der Unternehmens- und Regulierungsrichtlinien bei – von der ordnungsgemäßen Genehmigung von Einkäufen und Ausgaben bis hin zur korrekten Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen bei Buchungsabschluss.

Außerdem gehört es zu den Aufgaben des Beschaffungsmanagements, auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu achten: etwa bezüglich Umsatzsteuerabführung und -erstattung, Vermeidung von Menschenhandel in der Lieferkette oder hinsichtlich Rechnungslegungsvorschriften, die angemessene Unternehmenskontrollen und -richtlinien erfordern.

Faktor 4: Einsparungen als Praxisergebnis effizienterer Prozesse

Zumeist stehen unmittelbare Einsparungen bei der Digitalisierung des Beschaffungswesens für die Unternehmen nicht an allererster Stelle. Sondern die Kostenreduktion ist die angenehme Folge von effizienteren Prozessen im Beschaffungsmanagement. Der Praxiseffekt: Es werden Summen frei, die in wichtige Geschäftsanforderungen und in die Umsetzung von zukunftssichernden Business-Strategien gesteckt werden können.

Welche Hauptziele das integrierte Beschaffungsmanagement hat

Geschlossene Prozesse, Zentralisierung und Transparenz als Hauptkriterien

Etablierung von in sich geschlossenen Prozessen im gesamten Einkaufs- & Beschaffungswesen
Abwicklung von solchen Einkäufen, die ein festgelegtes Volumen übersteigen, nach einem definierten Verfahren
Beantragung, Erfassung und Genehmigung aller Bestellungen bzw. Investitionen
Reduzierung der reinen Einkaufsabwicklung, Fokus auf strategisches Sourcing
Umstellung des Abarbeitens der Beschaffungsprozesse auf elektronische Lösungen
Reduzierung der Lieferantenzahl, Einkauf nur bei freigegebenen Lieferanten
Optimierung der Personal-Ressourcen in der Beschaffung aufgrund effizienterer Beschaffungsprozesse
Nahtlose, komplette Transparenz und Kontrolle aller Ausgaben

Lösungen & Strategien des integrierten Beschaffungsmanagements

Was eine zukunftssichere Source-to-Pay-Komplettlösung leisten muss

Die gesamten Beschaffungs- und Supply-Chain-Prozesse vollständig digitalisieren
Alle Beschaffungsmaßnahmen durchführen
Alle Ausgabenkategorien verwalten
Verträge erstellen und verwalten
Lieferanten managen und qualifizieren
Produktstücklisten (BOM/Bill Of Materials) managen
Die Transparenz und Datenqualität optimieren
Mit einem vorhandenen ERP-System nahtlos zusammenarbeiten

Lieferantenmanagement: alle geschäftskritischen Daten an einem Ort

Sicht auf Lieferanteninformationen & -aktivitäten: Wichtig ist der Einblick in alle Lieferantenaktivitäten über den gesamten Source-to-Pay-Prozess hinweg. Es muss sichergestellt werden, dass für alle Teilprozesse genaue Lieferanten-, Risiko- und Performance-Daten zur Verfügung stehen.

Bewertung von Lieferanten- & Betriebsrisiken und Gegenmaßnahmen:

Einzelne „Source of Truth“ für Lieferantendaten: Hier ist es oberstes Ziel, endgültig und abteilungsübergreifend Ordnung in den Lieferantenstammdaten zu schaffen.

Sourcing: integratives End-to-End Management aller Sourcing-Projekte

Sourcing von direkten und indirekten Materialien sowie von Dienstleistungen
Einfache Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern vor, während und nach einem Sourcing-Projekt oder bei der Entwicklung spezifischer Warengruppenmaßnahmen
Verwaltung von Sourcing-Projekten: Projektfortschritt, beteiligte Teams, Kommunikation, Dokumente, Aufgaben und Abhängigkeiten definieren und verfolgen.
Auktionen in kompetitiven Kategorien durchführen, um den besten Wert zu finden
Alle Szenarien durch Scoring und Vergleich von Angeboten analysieren; Optimierung, Aufteilung der Zuschläge nach Prozentsatz, Menge oder Wert

Vertragsmanagement: Verwaltung aller Vertragsprozesse an einem Ort

Überblick über die Verträge behalten: den gesamten Lebenszyklus der Verträge in enger Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern managen. Sicherstellen, dass die Kontaktdaten alle Beschaffungsaktivitäten informieren.

Vertrags- und Klausel-Repository: die benötigten Verträge, einschließlich PDFs, identifizieren und Vertragshierarchien sowie Verträge in Unternehmensgruppen managen.

Preislisten und Kataloge: partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten, damit Benutzer das finden, was sie brauchen. Kataloge erstellen und verwalten und dabei eine akkurate Preisgestaltung und Fehlerfreiheit für Produkte und Dienstleistungen gewährleisten.

Vertragserstellung: Verträge rasch aus einer Vorlage erstellen oder direkt aus einem Sourcing-Projekt heraus. Verschiedene Vertrags-Workflows erstellen oder nutzen – basierend auf dem Typ, der Ware oder der Wertzuordnung des Vertrags.

Sammeln aller Anlagegut-Informationen: Anzahl, Bilder, Beschriftungen und andere Metadaten zu den Anlagegütern erfassen.

Anlagenbeobachtung: Abschreibung, Wartung und Nutzung der wichtigsten Anlagen verfolgen.

Artikel- und Service-Stammdaten: einen einzelnen Primärdatensatz als „Source of Truth“ für die Erstellung und Pflege von Artikeln verwenden.

Prognose-Zusammenarbeit: Prognosen digital mit Lieferanten teilen.

E-Procurement: Beschaffungsabwicklung für bessere Einkaufserfahrung

Bestellanforderungen: Anforderungen bezüglich Beschaffung übermitteln. Sofortgebote direkt aus einer Bestellanforderung starten. Konfigurierbare Anforderungsarten mit Workflows, Warnungen, Standardeinstellungen, die den Anforderungs- und Genehmigungsprozess effizienter gestalten. Buchungssätze für unterschiedliche Konten generieren, Steuern entsprechend verwalten, eine Verbindung zum Finanzbuchhaltungssystem herstellen.

Bestellungen: die Erstellung mehrerer Aufträge aus einer Anforderung automatisieren, verschiedene Bestellungsarten mithilfe spezifischer Workflows verwalten. Kostenarten auf der Grundlage von Benutzerprofilen und der Art des Einkaufs automatisch zuordnen, dabei den Überblick über das Budget behalten. Änderungsaufträge stringent kontrollieren.

Warenannahme: Workflows bedürfnisgerecht konfigurieren, Vorab-Versandmitteilung integrieren. vollständige und bequeme Warenannahme-Funktionalitäten per Mobile Device, einfache Retouren-Verarbeitung.

Budget-Überwachung: Budgets nach Geschäftsjahr, Kostenstelle, Organisation, Projekt managen. Budgets einfach aus dem Finanzsystem importieren, Kontenpläne konfigurieren. Für die Budgets fortschrittsabhängige Spend-Analysen durchführen.

Beschaffung von Services: Sourcing, Vertragsabschluss, Kauf und Management der Dienstleistungsausgaben und Lieferanten. Mögliche Leistungsprofile, Qualifikationen, Leistungsorte, Zeiträume, Meilensteine und Preislisten erfassen. Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Service-Bereitstellung – einschließlich Evaluierung, Zuweisung, Onboarding, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Profile.

Geplante Zusammenarbeit bei Bestellungen, Digital Collaboration in der Lieferkette: Kommunikation von automatisierten und geplanten Bestellungen (z. B. aus dem MRP-System) an Lieferanten auf mehreren Wegen. Geeignete Toleranzen für die automatische Bestätigung konfigurieren. Potenzielle Störungen mit Exception Queues erkennen und dadurch schnelles Handeln ermöglichen.

Procure-to-Pay: nahtlose Rechnungsstellung & Rechnungsbearbeitung

Eine komplette Procure-to-Pay (P2P)-Lösung ermöglicht es Nutzern, Lieferanten und der Beschaffung, einen effizienten und effektiven Prozess zu erreichen:

Eine automatisierte und dennoch flexible P2P-Lösung ist unerlässlich für die Schaffung und Aufrechterhaltung eines durchgehenden Beschaffungswerts. Die Anknüpfung von P2P an den gesamten Source-to-Pay-Prozess darf keinen Aufwand nach sich ziehen.

Wichtige Kriterien: die Möglichkeiten der Nutzer um eine digitale Einkaufserfahrung erweitern, den gesamten Kreditorenprozess bei gleichzeitiger, nahtloser Integration mit dem vorhandenen ERP-System rationalisieren.

Strategie & Beschaffung: Einblick in alle Projekte und Beschaffungskosten

Beschaffungskosten-Analyse: Ausgaben verstehen und adäquate Maßnahmen ergreifen. Ausgaben-Klassifizierungen täglich oder zum Zeitpunkt nach Wahl erhalten. Beschaffungskosten sammeln, bereinigen und anreichern, um Sourcing-Möglichkeiten zu finden, Compliance und Betrug nachzuverfolgen, Preisgestaltungsvarianzen zu messen. Automatischer Vorschlag von Klassifizierungsregeln, basierend auf Aktivitäten/Daten im S2P-Prozess. Zusammenfassen aller Sourcing-Aktivitäten zu einer aggregierten Gegenüberstellung von Zielen und tatsächlichen Einsparungen – unter Einbeziehung der tatsächlichen Werte aus den Rechnungen.

Leistungsbeurteilung: Lieferanten über mehrere Leistungs- und Risikodimensionen hinweg evaluieren & analysieren. Einkäufer hinsichtlich Arbeitsbelastung, Produktivität, Einsparungen, Durchlaufzeiten und Stakeholder-Zufriedenheit evaluieren & analysieren. Kampagnenmanagement-Tools zur Unterstützung von Evaluationen – etwa Templates, Kommunikation, Stakeholder.

Programm-Management: Robustes Projektmanagement und Kollaboration für alle Initiativen. Alle Beschaffungsprojekte, Initiativen und die relevanten Stakeholder im Blick behalten, um eine globale Sicht der Aktivitäten zu haben. Projekte mit Sourcing, Verträgen, Anforderungen, Aufträgen, Rechnungen, Leistungsbewertungen verlinken – das sorgt für einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten in der Beschaffung, die das Projekt berühren.

Fortgeschrittene Analysen: Cube-basierte Auswertungen und Dashboard konfigurieren. Neue Indikatoren aus ERP-Systemen, Altsystemen oder Drittanbieterquellen analysieren und diese mit den Beschaffungsdaten kombinieren. Benutzerdefinierte Dashboards etwa für Lieferanten, Führungskräfte und Geschäftszweige erstellen, ohne dass dazu tiefgreifende technische Kenntnisse vonnöten sind.

Kernkriterien einer offenen Beschaffungsmanagement-Plattform

Die geschäftskritischen Merkmale, Komponenten, Features und Funktionen

Eine integrative Plattform für modernes Beschaffungsmanagement muss auf Agilität, Leistung und Skalierbarkeit ausgerichtet sein. Mit ihren Komponenten und Funktionen soll sie ein breites Anforderungsspektrum erfüllen:

Konfiguration: hochgradig konfigurierbare Benutzeroberfläche und Schema ohne Coding

Workflow: leistungsstarke und flexible Workflow-Engine für jeden Bedarf

Analytik: einheitliches Daten-Framework, das umfassendes Reporting und stringente Analytik ermöglicht

Kollaboration: einfache Zusammenarbeit für jeden Prozess oder jedes Dokument, intern wie extern

Integration: nahtlose Einbindung dank schneller Implementierung, hochgradig konfigurierbarer Komponenten und vorgefertigter ERP-Anschlüsse. Problemlose Integration von kundenspezifischen Benutzeroberflächen und Workflows

Erweiterbarkeit: offene und integrative Plattform, leicht weiterzuentwickelnde Lösungen

Dokumente und Inhalte: Gewährleistung, dass alle Dokumente und Inhalte ordnungsgemäß nachverfolgt, archiviert und verwaltet werden

Sichtbarkeit: ganzheitliches Datenmodell für umfassende Einblicke in alle Prozesse. Echte 360-Grad-Lieferanten- und Vertragstransparenz; Monitoring, Echtzeit-Reporting und Echtzeit-Analytik

Cloud-Infrastruktur: konfigurierbare Cloud als Basis, SaaS-Architektur mit 1st-Class Sicherheitsstandards

Zugriff von überall: Mobilfähigkeit aller Komponenten und Module – die Benutzer und Lieferanten können beliebige Endgeräte verwenden

Beschaffungsmanagement 2025: Trends, Technologien, Potenziale

Wie das Beschaffungsmanagement von KI und Machine Learning profitiert

In Anlehnung an den populären Begriff „Industrie 4.0“ nutzen Branchenexperten zunehmend das Schlagwort „Einkauf 4.0“. Gemeint ist damit der wachsende Stellenwert von Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Automatisierung und Blockchain für das gesamte Unternehmen im Allgemeinen und im Beschaffungsbereich im Besonderen.

Das Marktforschungsunternehmen PriceWaterhouseCoopers sieht die Zeit gekommen, dass Lösungen für die Beschaffung und Bezugsquellenfindung vom KI-Einsatz profitieren können. Begründung: Das Datenvolumen in der Beschaffung habe unter anderem durch die Weiterentwicklung des Beschaffungswesens zum intelligenten Ausgabenmanagement stark zugenommen. Das eröffne zahlreiche Anwendungsszenarien für den Einsatz von KI, beispielsweise in puncto Bewertung von Lieferanten. Voraussetzung: Transparenz hinsichtlich der verwendeten Kennzahlen und Daten, der Kriterien für die Auswahl und Bewertung von Lieferanten sowie anderer Elemente, die trainierte KI-Algorithmen verwenden.

Erstes Beispiel: Eine KI-Anwendung, die maschinelles Lernen nutzt, soll Unternehmen bei der Analyse von Vertragsdokumenten und deren Abgleich mit den Preis- und Einkaufskonditionen in den entsprechenden operativen Vereinbarungen unterstützen. Im Fall von Inkonsistenzen kann die Machine Learning-Instanz Empfehlungen unterbreiten. So kann die Lösung unter anderem sicherstellen, dass die Verträge die richtigen Steuersätze und Versicherungsbeiträge für die Regionen und Ländern enthalten, in denen Geschäfte abgewickelt werden sollen.

Zweites Beispiel: In den Vertragsdatenbanken großer Unternehmen sind in der Regel Tausende von Verträgen gespeichert. Mithilfe von maschinellem Lernen können diese unstrukturierten Datenbestände analysiert werden, um die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung bei der intelligenten Erstellung von Verträgen zu unterstützen. Potenzielle Probleme lassen sich auf diese Weise bereits im Vorfeld vermeiden.